El futuro es la estrategia y el ciudadano

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Los archivistas recibimos, creo yo, una formación particular. Se nos enseña teoría archivística, administración, gerencia de proyectos, legislación, servicios al usuario, algunos conceptos sobre tecnología y con suerte también algo sobre estadística[1] (Zapata, 2008). Una formación multidisciplinar cuyo núcleo es el documento. Al ser éste el centro, nos convencemos sobre su importancia y ya profesionales, salimos a pregonar que el documento lo es todo para las empresas. Y aun cuando hayamos aprendido de todo un poco, no nos alejamos de ese centro y creemos tener la capacidad de gerenciar todo lo que está a su alrededor. 

Los archivos se deben más a la sociedad que las empresas

Sergio Gómez

De un tiempo para acá, la tendencia en archivos es que hablemos de lo electrónico, del mundo digital:  SGDEA, metadatos, firmas digitales, repositorios, preservación a largo plazo, nube, Big Data, Inteligencia de Negocios, seguridad de la información, Blockchain y otros temas directamente relacionados. Muchas veces incluso, simplemente agregamos estos términos en una conversación, sin saber en detalle qué implica o cómo se relacionan con la gestión documental y la administración de archivos.

Sin embargo, una gran parte de los archivistas vemos en lo digital el futuro de los archivos, a tal punto que se ha especulado sobre la posible desaparición de la archivística tal y como la conocemos, remarcando que el futuro está en los datos y que la Inteligencia Artificial (IA) hará nuestro trabajo de valoración y clasificación de forma más eficiente, económica y logrando que las organizaciones tengan archivos electrónicos realmente bien clasificados y aplicando las políticas de retención y disposición final sin detenerse en un análisis profundo, confuso e innecesario en torno al instrumento, es decir, a las Tablas de Retención Documental (TRD)

Por mi parte, luego de dedicar unos buenos años a perfilarme profesionalmente en temas digitales, implementando software, diseñándolo, evaluándolo, integrándolo en el ecosistema tecnológico de las empresas y viendo en mi más reciente experiencia laboral cómo sincronizar estrategias de inteligencia de negocio, manejo de grandes volúmenes de datos e incluso blockchain a productos de gestión documental y adquiriendo una visión de negocio más que de operacion, debo reconocer que mi visión es que el futuro para los archivistas no está estrictamente en lo digital. 

Al igual que en los soportes análogos, lo que estamos haciendo los archivistas en torno a lo digital hasta ahora es, en su mayoría, meramente técnico y operativo. Y no está mal, alguien tiene que hacer esta tarea de definir el cómo y el por qué.  El asunto es que como responsables de los archivos, de la información y de la memoria, debemos pensar y ejecutar un escenario de más alto nivel en el que el impacto que brindemos sea más fuerte, tangible, visible y que realmente aporte valor a las organizaciones. Algo que desde mi perspectiva los archivistas no hemos logrado hasta el momento pues nos hemos estancado, como ya indiqué, en lo operativo y lo técnico meramente. 

En torno la operatividad que menciono, se repiten discusiones bizantinas sobre cómo denominar una serie o subserie documental, cuánto tiempo se deben retener los documentos en cada fase del ciclo vital, cuál sistema de información es mejor o peor para mi organización, cuál es el formato de presentación de un instrumento archivístico. Y claro, el eterno, innecesario e incluso molesto debate en torno a las TRD, que en mi no tan humilde opinión, se han subutilizado o peor aún, no se han sabido utilizar para cumplir con el propósito que éstas tienen, que no es otro que disminuir el volumen documental de las empresas luego de un juicioso y objetivo ejercicio de valoración documental[2]. Para comprobar lo que digo, basta con visitar cualquier empresa que tenga este instrumento y hacer un minúsculo ejercicio de análisis para verificar que el volumen de documentos no ha disminuido en lo absoluto. 

Ahora bien, así como muchas organizaciones han existido por décadas sin una estrategia de gestión de documentos, lo mismo puede ocurrir, tal vez con más facilidad, en lo digital. No quiero decir con ello que los archivistas no seamos necesarios o que las organizaciones pueden existir sin tener una gestión documental correctamente definida, a lo que voy es que hoy por hoy, las organizaciones ven con preocupación su información, sus datos, cómo acceden a ellos y cómo a partir de ahí hilan la estrategia de su negocio; apalancados en los sistemas de información que posibilitan esto, aún cuando todo esté en una caja sin ningún tipo de orden. 

En este escenario los archivistas no sólo deberían centrarse en los documentos como unidad aislada, sino en una eficiente e integral gestión de los mismos. Porque si las empresas están preocupadas en esa estrategia, y nosotros nos enfocamos tan sólo en la parte técnica asociada al documento, no podremos participar en la definición de estrategia, pues no podemos dimensionar el impacto que tiene una eficiente gestión de documentos para lograr el “para dónde vamos” y definir, además, una ruta más corta para llegar allá. 

Soy un convencido ahora de que nuestro futuro como profesión está en lo estratégico, en el valor al negocio (y sí que nos hace falta generar valor a las organizaciones), en la sincronización de sistemas de gestión con un propósito, el de llevar a la organización a un mejor escenario, apalancada en una buena gestión documental[3]. Eso en mi opinión resuelve una queja general de los archivistas sobre su visibilidad, pues ¿qué más visible en una organización que la estrategia de negocio? Otra cosa es que a los archivistas no nos guste ser visibles y seamos felices escondidos en los estantes de los archivos (pero esa es una discusión que procuraré abordar en otro texto). 

Ahora bien, en este escenario estratégico contemplo al documento como un todo, indistinto que esté en papel, que sean fotografías, audios, videos, documentos ofimáticos, páginas web, redes sociales, sistemas de mensajería, entre otros. La discusión y la especialidad del archivista no debe estar centrada en el formato o soporte del documento, debe estarlo en torno a cómo desde la eficiente gestión de ese documento logra generar valor a la empresa y a la sociedad. 

Y hablando de lo social, sí que tenemos una deuda muy grande, ya que los archivos se deben más a la sociedad que a las empresas. Desafortunadamente nos hemos centrado más en servir a las empresas que a la sociedad, al ciudadano, al que busca la verdad, al que por medio de los archivos reivindica sus derechos, reclama justicia, verdad y reparación. Nos ha faltado una visión social, fácilmente lograble con nuestro ejercicio. Es posible que implícitamente se piense que lo social no genera ingresos suficientes, ni el reconocimiento que muchos archivistas esperamos. Sobre lo cual difiero tajantemente.

Lo cierto es que hemos tenido estas dos oportunidades de las que hablo y las dejamos pasar una y otra vez, por prestar atención a tendencias de mercado que muchas veces no entendemos claramente y en las que tampoco estamos generando impacto o valor. El futuro lo hemos tenido de frente siempre y pensaría que lo seguiremos teniendo ahí, a la espera de que nuevas generaciones de archivistas vean la oportunidad y realmente la sepan aprovechar. No quiero decir con esto que hoy todos los archivistas estemos centrados en el documento y lo técnico alrededor de éste. Sé que hay casos de colegas y amigos que están en líneas estratégicas en las que se define el futuro de las empresas apoyadas en la eficiencia que se logra a partir de una buena gestión de documentos, sé también de colegas que están haciendo una labor social muy importante, poniendo a disposición del ciudadano la memoria que custodian y que se requiere para poder ejercer un verdadero y sólido control social.

Para concluir, la invitación entonces es a que tomemos una posición más activa en la sociedad y en las empresas y desde nuestras actividades y conocimientos aportemos valor, hagamos que las empresas nos vean como una solución y pongamos también a disposición de la sociedad lo que sabemos hacer para que las cosas algún día sean mejor. 

Éstas son mis apreciaciones y como tal, son objeto de ser debatidas y controvertidas. De eso se trata justamente este ejercicio y por ello invito a que los lectores que se consideren en desacuerdo me escriban y continuemos el debate, siempre en pro de la estructuración de mejores escenarios para los archivistas y claro, para los archivos.


Referencias

[1] Zapata, A. (2008). Situación actual de la formación en archivística en Colombia. Investigación bibliotecológica. Vol 22(46) .http://rev-ib.unam.mx/ib/index.php/ib/article/view/16944/16124
[2] Pulido, N. (2017). El valor probatorio del documento electrónico en Colombia (Doctoral dissertation, Universidad de Salamanca). https://cutt.ly/TfsXxnv
[3] Vallejo, R. (2020). «Nuestros profesionales no encuentran necesario o no conocen lo que significa el compromiso gremial». Entrevista Ruth Helena Vallejo, Doctora en Documentación de la Universidad de Salamanca. https://www.archivozmagazine.org/es/entrevista-ruth-vallejo-parte1/
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